这篇文章讲怎么用 8 段现成提示词让 AI 干办公的活覆盖会议纪要、周报、Excel、PPT、邮件、数据、读文档这些天天见的场景。读完你能直接复制走替换方括号内容就能用。上班用 AI 的人遇到的问题都差不多。让它整理会议纪要交出来全是「大家讨论了」「领导表示」两小时的会读不出一个结论让它写周报给你一页流水账看的人比写的人还累让写封催款邮件客气得像在给对方道歉钱没催到姿态先没了。这通常不是 AI 不会干活而是它不知道你要什么格式、什么重点、给谁看。我整理了 8 段办公常用的提示词。没有复杂公式也不需要学什么提示词工程。找到对应场景复制替换【】里的内容就能用。1. 会议纪要录音转文字直接出纪要适合开会全程录音的朋友。转写稿丢进去出来的是能直接发群里的纪要重点会帮你把结论和待办分开。请把下面这份会议录音转写稿整理成正式会议纪要。 要求删除所有口语、重复和寒暄只保留有信息量的内容。 按以下结构输出会议结论用编号列出每条一句话讲清定了什么待办事项格式为「事项 - 负责人 - 截止时间」没提到的写待确认遗留问题列出讨论了但没结论的部分。 不要编造任何人没说过的内容转写稿里听不清的部分标注【待核实】。 转写稿【粘贴转写文字】2. 周报一堆流水账提炼成老板想看的周报难写不是活难总结是不知道看的人想要什么。这段会逼 AI 先搞清楚汇报对象再按成果重组而不是按时间罗列。请帮我把下面这些工作记录整理成一份周报。 我的岗位是【岗位】汇报对象是【直属领导部门总监老板】。 要求不要按时间罗列流水账按成果重组突出做了什么、拿到什么结果、对团队有什么价值。 结构分三块本周核心成果最多 3 条每条用「动作 结果 数据」写下周计划按优先级排序需要的支持没有就写无。 语言简洁直接删除所有形容词堆砌数据没写的地方提醒我补充不要自己编数字。 工作记录【粘贴本周做过的事】3. Excel不用背函数说人话直接出公式Excel 函数记不住很正常半年不用全忘光。这段的思路是用大白话描述目标让 AI 给出能直接粘贴的公式还附人话解释。你是 Excel 专家。我想在【ExcelWPS 表格】里实现【用大白话描述目标比如「统计 A 列里每个部门出现的次数」】。 我的表格结构【描述列名和示例数据比如 A 列是姓名B 列是部门C 列是销售额】。 请给出可直接粘贴的公式公式每个部分的通俗解释一个用我的表格结构举的具体例子。 如果同一个目标有多种做法只推荐最简单稳妥的一种并说明为什么。 不要输出和我的表格结构对不上的通用教程。4. PPT一份文档变成汇报大纲汇报最怕的不是做 PPT是不知道每页讲什么。这段会先把核心结论提到第一页再让每页标题直接说结论而不是「项目概述」这种空标题。请把下面的内容整理成一份 PPT 汇报大纲。 汇报场景是【向领导汇报项目进展向客户提案部门复盘】听众是【谁他们最关心什么】时长【X 分钟】。 要求第一页用一句话说清整场汇报的核心结论中间每页只讲一个要点页标题直接写结论不要「项目概述」「背景介绍」这类空标题每页下面列出 2 到 3 条支撑内容标注哪些需要放图表、哪些需要放截图。 总页数控制在【X】页以内。输出大纲即可不用写演讲稿。 原始内容【粘贴文档或资料】5. 邮件难开口的邮件让它拿捏分寸催款、拒绝、提反对意见这类邮件最难的不是写是分寸。这段的关键是把你要达成的目的说清楚让 AI 围绕目的拿捏语气还会给你三个力度版本自己挑。请帮我写一封【中文英文】商务邮件。 背景【写清楚事情经过比如「合作方拖了三周没交付这是第二次催」】。 我要达成的目的【比如「明确要一个交付时间但不想撕破脸」】。 对方身份是【客户供应商领导同事】。 要求语气符合我的目的该强硬的地方强硬该留余地的地方留余地正文控制在【X】字以内重点信息放前两行不要用「恕我直言」「冒昧打扰」这类客套堆砌。 先给一版可以直接发的再各附一句更强硬和更委婉的替代开头我自己选。6. 数据一堆数字丢给它找结论周会上最慌的就是手里有数据但说不出洞察。这段会逼 AI 只讲有业务含义的发现还会主动指出数据本身的坑免得你拿半吊子结论去汇报。请分析下面的数据并直接给出结论。 我的角色是【岗位】这份数据的用途是【周会汇报给老板看自己做决策】。 要求先给 3 条最重要的发现每条按「结论 支撑数据 意味着什么」写再指出 2 个数据本身的问题比如口径不一致、样本太少、没法下结论的地方最后建议下一步看什么数据。 不要罗列所有数字的变化只讲有业务含义的。数据不足以支撑结论时直接说不要硬编故事。 数据【粘贴表格或数字】7. 读长文档合同报告先让它帮你读几十页的合同、上百页的报告先让 AI 读完给你划重点。这段的重点是让它只回答你关心的部分并且把风险单独拎出来不知道的不许猜。请帮我快速读完下面的文档。 文档类型是【合同行业报告产品说明政策文件】我关心的重点是【比如「违约条款和付款条件」】。 请输出一段 100 字以内的整体概括我关心的重点逐条列出标注在原文的位置或章节潜在风险或对我不利的地方单独列出说明为什么我必须注意但容易忽略的细节比如期限、自动续约、单方解除权。 不确定的地方标注【原文未提及】不要猜。 文档【粘贴全文或关键段落】8. 一段提示词走天下万能办公模板不想存 8 段的存这段就够了。它把「问清需求、确认执行、自查格式」串成一条流程大部分办公任务都能套。你是我的办公助理。收到任务后先判断信息够不够。缺的信息会明显影响结果就问我一次只问一个最重要的问题最多 3 轮信息够就直接复述任务要点我确认后再执行。 执行时明确输出格式能用表格不用段落能分条不写大段文字先给结论再给过程所有数字、日期、人名只用我提供的缺了就标注【待补充】不要编。 完成后自查一遍格式是否符合要求有没有漏掉我提的条件有没有多余的客套和总结句有就删掉。 我的任务是【写清楚要做什么给谁看什么格式什么时候要】办公提示词的核心是替它想清楚给谁看用了一年多我的体会是办公场景的提示词其实就干两件事把模糊任务变具体把要求说在前头。周报难写不是 AI 不会写是没告诉它汇报对象是谁。邮件难写不是它不会写是没说清你想达成什么。纪要一团浆糊多半是没告诉它结论和待办要分开。这 8 段的本质都一样先替 AI 把「给谁看、要什么结果」想清楚它的输出就及格了一大半。另外别全信输出。纪要里的人名、周报里的数字、合同里的日期发出去之前自己过一眼AI 认错人、算错数这种事谁都拦不住。只想存一段的话留第 8 段就够了。我建了一个 AI 交流群平时会分享提示词、AI 工具和实际使用案例也会聊聊使用中遇到的真实问题。欢迎大家一起进群讨论~