✅作者简介合肥自友科技核心产品智慧校园平台(包括教工管理、学工管理、教务管理、考务管理、后勤管理、德育管理、资产管理、公寓管理、实习管理、就业管理、离校管理、科研平台、档案管理、学生平台等26个子平台) 。公司所有人员均有多年教育行业背景以行业领先技术和视野为客户量身定制创新型的教育行业解决方案。未来自友将进一步在智慧校园的价值领域开拓通过对教育大数据的的聚合、治理与挖掘使之释放更大的社会和商业价值 历史文章合肥自友科技-智慧校园或添加文末联系方式直接获取。需求调研为什么是选系统的第一步很多学校一提到要上学工管理系统第一反应就是去找供应商、看产品、比价格。但实际操作下来效果往往不太理想。原因其实不复杂——自己的需求都没搞清楚怎么选出来的东西大概率是不合适的。合肥自友科技作为学工管理系统的源头厂家在多年的校园信息化建设过程中积累了丰富的经验今天就来聊聊这个问题。需求调研这件事说白了就是先把自己的情况摸透。学校里现有的学生管理流程是怎样的各部门之间的数据是怎么流转的哪些环节效率比较低、容易出错这些问题如果没人认真梳理过那后面选系统的时候就只能凭感觉走很容易被供应商的宣传带着跑。对于贵州的学校来说还有一点比较特殊。贵州不少学校分布比较分散有的学校规模大、学生多有的学校则是小规模办学。不同体量的学校对学工管理系统的需求自然是不一样的。需求调研就是要搞清楚自己到底需要解决什么问题而不是别人有什么功能自己就要用什么功能。选型之前先想明白几个核心问题在正式开始选型之前有几个问题值得学校提前想清楚。首先是现有流程的梳理。 学工管理涉及的面比较广学生信息管理、考勤、奖惩、宿舍管理、资助等等每个板块都有自己的一套流程。选型之前最好把这些流程都理一遍看看哪些是必须保留的哪些是可以优化的哪些是现有系统之间衔接不好的。只有把自己的流程搞明白了才知道新系统需要具备什么样的能力。其次是各部门之间的协同需求。 学工管理不是某一个部门的事教务处、学生处、后勤、财务等部门之间都有数据交互。选系统的时候不能只看单个部门好不好用还得看部门之间的数据能不能顺畅流通。如果选出来的系统只是解决了某个部门的问题但部门之间的数据还是靠人工传递那整体效率提升就有限了。再就是后续维护和升级的问题。 学工管理系统不是一次性投入就完事的后面肯定会有政策调整、流程变化、功能扩展等需求。选型的时候需要了解清楚供应商在后续服务方面是怎么安排的系统能不能随着学校需求的变化做相应调整。这一点在前期调研阶段就要问明白不要等到系统上线之后才发现很多问题没人管。贵州学校选型时需要额外关注的几个方面贵州地区的学校在选型学工管理系统时有几个方面值得多留意。一是系统的适应性。前面提到贵州学校的规模和办学条件差异较大。有的学校信息化基础比较好有的学校可能还处在比较初级的阶段。选系统的时候要看这套系统能不能适应自己学校当前的实际情况而不是只看它功能有多全。功能再多用不起来也是白搭。二是操作层面的友好程度。学工管理系统的使用者不只是信息中心的老师更多的是一线辅导员、班主任以及各行政科室的工作人员。如果系统操作太复杂学习成本太高推广起来就会很吃力。选型的时候最好能让实际使用的人参与试用听听他们的真实反馈这比看产品手册有用得多。三是数据迁移和对接的问题。很多学校在上新系统之前已经有一些历史数据分散在不同的表格或者旧系统里。这些数据怎么迁移到新系统里来新系统能不能和现有的其他平台做对接这些都是选型阶段需要确认的事情。如果前期不考虑这些等系统上线之后发现数据对不上、接口打不通处理起来就非常被动了。需求调研怎么做才比较扎实说回需求调研这件事要做好有几个环节不能省。第一成立一个专门的调研小组。不要把这个事情只交给信息中心一个部门去做学工管理涉及面广相关部门都应该派人参与。每个部门对自己那块业务最熟悉他们的意见对需求梳理非常重要。第二多做实地访谈少发问卷。问卷能收集到的信息往往比较表面真正有价值的需求点通常是在面对面沟通中才能挖出来的。调研小组可以到各个科室去坐一坐看看实际工作流程是怎样的操作人员在哪些环节花的时间最多、最容易出问题。第三把需求分清楚优先级。调研完之后收集到的需求可能很多很杂不可能一步到位全部满足。这时候就需要排优先级哪些是当前必须解决的哪些是可以后续再完善的心里要有数。这样在选型的时候才有明确的判断标准不容易被各种功能介绍搞花了眼。第四形成书面的需求文档。调研的结果不能只停留在口头上一定要整理成文档让相关部门确认。这份文档后面就是选型的依据也是跟供应商沟通的基础。有了它后面的选型工作才能有条不紊地推进。小结贵州学校在学工管理系统选型这件事上最关键的还是把前期的需求调研做扎实。不要急着看产品、比价格先把自己的情况搞清楚把真正需要解决的问题找出来。需求明确了选型才有方向选出来的系统才能真正用得上、用得好。选型不是选最贵的也不是选功能最多的而是选最适合自己学校实际情况的那一个。把基础工作做在前面后面的路才会走得顺畅。合肥自友科技十年深耕铸就学工系统品牌之路