上个月底办公室一口气压给我三份通知加一份年度总结。放在以前我大概要搭进去整整一个工作日加一个晚上。那天我坐在工位上算了笔账真正需要动脑子想“写什么”的时间其实很少大部分时间都耗在“怎么写成规范的样子”上——开头怎么起、过渡句怎么接、结尾怎么说、排版对不对。于是我花了两天时间用WorkBuddy搭了一套AI公文系统把最常用的8类公文做成了可一键复用的模板从此一份材料的平均耗时从7.5小时压到了1.8小时。这篇文章就把这套系统的设计思路、配置细节和踩坑记录完整拆出来。先说明我的定位这套系统的核心不是让AI替你拍板而是把公文写作里那些确定性的、重复性的劳动全部自动化。你负责提供事实和判断AI负责把事实放进正确的结构、正确的句式和正确的格式里。适合谁参考办公室、行政岗、党群部门这些经常和公文打交道的同事以及对AI智能体、自动化工作流感兴趣的技术人员。关于WorkBuddy先给还不熟悉的朋友补一句它是一个可以挂载规则、技能和本地脚本的AI智能体工作台。你可以给它定一套长期有效的自定义指令让它对后续所有任务都生效也可以把一类固定流程封装成技能Skill比如“写会议通知”“整理会议纪要”。这套AI公文系统本质上就是在WorkBuddy里挂了一套规则库、8个模板定义和几个后处理脚本。1. 先把公文写作的痛拆清楚时间都浪费在哪了想压缩时间先得知道自己到底慢在哪。我当时拿了三份过去写过的材料按过程拆了一遍发现公文写作根本不是“写”这一个动作而是五个环节串起来的流程。每个环节都在吃时间只是分值不一样。1.1 一份公文从零到定稿的五个环节我按自己的习惯把一篇比较完整的公文从接手到定稿拆成五步顺便记下了每一步的大致耗时环节典型耗时具体在做什么理解意图、收集素材1.5小时左右听领导口头交代、翻上个月数据、找相关文件作参考、问同事要情况确定文种与结构0.5小时左右判断该用通知还是函、报告还是请示列提纲有时列到一半推倒重来起草初稿2小时左右对着提纲写边写边纠结“这句话是不是太口语”“这句放这儿合不合适”语言打磨1.5小时左右压缩长句、把口语改成书面表达、调整语气轻重、删掉重复内容格式排版与校对1.5小时左右调字体字号、行距、页边距、文号、落款、成文日期最后通读一遍加起来差不多7.5小时。很多人觉得这个数字夸张其实一点不夸张。写通知第一次上手确实快但那是脑子里早就装了几百篇范文的人对大多数非文字岗位的人来说卡壳点根本不在打字而在“拿不准对不对”——结构拿不准、措辞拿不准、格式拿不准所以反复改、反复查。真正写到半夜的稿子十有八九不是输在没文化是输在把时间都花进了这些不确定里。这五个环节里最容易被低估的是最后一项“格式排版与校对”。公文格式有国标字体字号行距页边距全都有明确要求但人脑记不住这些细节每次都要翻文档、对照样例改完一页发现另一页又不对来来回回很消磨耐心。我统计过一篇文章排版如果完全手工做至少要半小时起步复杂点的带附件、带表格的能折腾一个多小时。1.2 为什么“模板”能省下四分之三的时间把五步拆开之后答案就很清楚了公文是一种强范式的文体它的“创意空间”被严格约束在规范里。文种明确、结构固定、句式固定、版式固定真正千变万化的只有事实要素。这就像组装标准化家具说明书和零件都在那儿你只要把零件放对位置就行普通人写不快是因为每次都在重新发明说明书。我把公文里“可变”和“不可变”的部分理了一张清单不可变的部分文种骨架、公文章法、版式规范、高频句式。通知就是那几段结构请示必须一文一事报告要有情况有分析这些可以提前固化。可变的部分事由、主送对象、时间地点、数据、具体事项、领导的意图和要求。这些才是真正需要人确认的。模板化的本质就是把不可变的部分预先焊死把你投放回可变的部分。过去你要同时兼顾“内容对不对”和“形式对不对”现在形式交给模板内容集中精力处理出错率自然会下降。这里有个反直觉的地方不少人觉得套模板会让公文变成“千篇一律的八股文”实际上恰恰相反。模板管的是规范和骨架不是管你每一句话。真正让公文没信息量的是空洞的套话和混乱的逻辑而这两者模板恰好能帮你挡掉一部分——它逼着你在固定位置填事实而事实才是公文的价值所在。2. 一稿、二稿、终稿8个公文模板的分工逻辑模板不是越多越好也不是越全越好而是越贴合你的使用频率越好。我当时没有一上来就把法定文种全部覆盖而是先从办公室实际需求出发选了8个最高频的模板跑通之后才逐步扩充。2.1 8个模板怎么选判定规则怎么定我选的8个模板覆盖了日常工作里80%以上的材料需求模板适用场景核心判定规则工作通知模板部署任务、发布要求有主送机关、有具体事项、有执行要求落脚在“要对方做什么”会议通知模板召集会议必须包含会议名称、时间、地点、参会范围、议程视情况加回执要求请示模板需要上级批准的事项判断条件需要上级审批、答复。一文一事必须有明确请示事项报告模板向上级汇报工作不需要批复重点是情况、分析、下一步打算复函模板商洽或答复来函必须回应对方来函的具体事由态度明确有“专此函复”类收束语会议纪要模板记录会议议定事项固定包含时间地点、参会人员、议题、议定事项、责任分工工作总结模板阶段工作复盘总起段加分板块成效再加问题不足和下一步打算调研报告模板专题情况汇报背景、现状、问题、建议四段式数据和分析并重这几个模板的判定规则很重要。因为AI本质上是在猜你脑子里想要什么如果你自己不把判定标准定清楚它就会用最“大众”的理解去处理。比如“请示”和“报告”就是最容易混的两个后面我会专门讲踩坑过程这里先记住一句话需要上级点头的用请示只需要上级知道的用报告。选定模板之后我还在每个模板的备注里写了“替换原则”。举个例子如果某个单位写“实施方案”的频率远高于“调研报告”那就把调研报告模板换掉不用追求大而全。模板是工具不是摆设用不上的模板就该踢出库。2.2 模板的三层骨架结构层、句式层、格式层每个模板我在内部都拆成三层来维护结构层、句式层、格式层。三层分开的最大好处是改结构不影响句式改句式不影响格式每次模板升级只需要动其中一层不用整个重做。结构层是每个文种的强制骨架。以通知为例通用骨架是标题加主送机关正文按“背景依据—主要事项—有关要求”展开最后“特此通知”再加落款单位和成文日期。请示的骨架则是标题加主送正文先写请示事项再写理由和依据最后用“妥否请批示”收束。会议纪要的骨架更固定会议基本情况、议定事项、责任分工基本是填空题。句式层是高频句式的集合。这块我下了不少功夫因为AI生成公文时最怕它自由发挥。我给它划定了可用的句式范围比如依据类开头“根据……有关规定”“按照……工作部署”“为贯彻落实……”事项过渡“现将有关事项通知如下”“现就有关事项函达如下”请示收尾“妥否请批示”“以上请示如无不妥请批转执行”函件收尾“特此函达盼复”“专此函复”纪要惯用引语“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”格式层是版式规范。我对照公文格式标准把自己单位实际执行参数固定成了一张表版式要素规范值标题二号小标宋体或方正小标宋简体居中正文三号仿宋_GB2312一级标题一、三号黑体二级标题一三号楷体_GB2312三级标题1.三号仿宋_GB2312加粗行距固定值28磅左右按单位要求微调页边距上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米成文日期阿拉伯数字右空四字编排这里要特别提醒一句国标是底线但很多单位会有自己的微调习惯。比如有些单位要求正文用仿宋而不是仿宋_GB2312有些要求行距用固定值26磅还有对文号格式、页面页码的特殊规定。建模板之前务必先跟办公室确认一次你们单位实际执行的参数别拿通用国标硬套不然生成出来的稿子还是要返工。2.3 模板要配套“人工核对清单”一起用模板生成的初稿永远只是草稿不是成稿。所以我在每个模板的定义文件里都额外配了一份“人工核对清单”让生成流程在文末自动附上。以通知为例核对清单长这样文号是否规范有没有按单位规则编排主送单位名称是否准确有没有漏掉内设部门事项是否完整表述有没有歧义时间地点是否核对过和原始安排是否一致责任单位和完成时限是否明确可不可考核格式是否套上版式正文、标题字体是否正确落款单位、成文日期是否齐全这套清单的价值在于它把“通读全文挑错”变成了“对着清单逐项打钩”。人脑在通读时很容易被文字带偏但对着清单逐项检查走神的概率小很多。很多用AI写公文的人最常犯的错是让AI生成完就直接签了结果不是格式不对就是事项漏了。清单就是用来兜这个底的。3. WorkBuddy里的“公文系统”落地规则、技能与模板库模板设计好了接下来才是动手搭建。在WorkBuddy里整套系统的落地靠三件事全局规则、技能封装、变量与版本控制。前两件事决定AI怎么干活第三件事决定模板能不能真正“复用”起来。3.1 给WorkBuddy定全局规则让AI先立规矩WorkBuddy支持自定义指令可以设置一套长期有效的全局规则让后续所有任务都默认生效。我强烈建议凡是打算长期用它干某类活的人都先花半小时把规则写清楚不要每次都在对话框里临时交代。我用的这套公文全局规则核心内容是这样可以直接抄去改# 公文写作全局规则 1. 文种判定优先动笔前先确认用通知、请示、报告、函、会议纪要、总结中的哪一种判定依据见模板库不确认不输出。 2. 语言风格庄重、平实、准确、简练。尽量不用“进一步、切实、狠抓、大力推进”等空洞词除非有具体事实支撑。 3. 事实原则只允许使用输入中提供的事实和数据缺少必要信息时用[待补充]标记禁止虚构文件名称、文号、人名、数据。 4. 数字规范统计数字、时间、百分比用阿拉伯数字概数、惯用语用汉字。 5. 格式规范标题二号小标宋正文三号仿宋_GB2312一级标题黑体二级标题楷体_GB2312行距固定值28磅页边距上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。 6. 输出前检查先列出本次用到的“事实清单”再在文末附“人工核对清单”。这几条规则看起来简单但实际效果非常明显。最典型的是语言风格这条没有这条规则之前AI生成的稿子满篇都是套话加了负面词清单之后信息密度明显上来了。规则其实就是给AI划边界边界越清楚它越不会自由发挥。需要说明的是全局规则是“地基”每个技能内部还要有局部规则。比如会议通知模板里要求必须有“参会回执”段落这种局部要求不写进全局规则而是放进对应技能里免得所有文种都被这个要求影响。3.2 用Skill把“写通知”封装成流水线全局规则管方向具体干活还得靠技能。WorkBuddy里的Skill可以把一类固定流程封装起来下次直接用触发词调用不用再重复交代背景和要求。以会议通知为例我封装成技能后它的定义大致是这个结构技能名公文-会议通知生成 触发词开会、会议通知、发会议通知 输入参数 - 会议名称 - 会议时间 - 会议地点 - 参会范围 - 议程安排 - 注意事项 - 落款单位、成文日期 处理步骤 1. 判定模板确认用会议通知模板而不是常规通知模板 2. 抽取参数把输入内容映射到模板变量 3. 生成正文按“背景依据—会议安排—具体要求”结构展开 4. 生成格式内容标题、主送机关、落款、日期 5. 调用后处理脚本套用单位版式输出Word草稿 6. 文末附事实清单和人工核对清单为什么一定要把流程封装成技能因为直接对话的话你每次都告诉AI“你是公文写作助手请帮我写一个会议通知格式按照……要求”先不说麻烦关键是每个人每次的说法都不一样AI输出的标准就五花八门。技能把这个流程焊死不管你什么时候用、谁来用输出的都是同一套结构、同一版格式这才是“一键复用”的真正含义。我第一次跑通这个技能前后只花了十来分钟把会议信息填进去点击执行AI先弹出一个“事实清单”让我确认确认后生成Word草稿打开一看标题、字号、落款都对了当时心里只有两个字舒坦。3.3 一键复用的关键变量词典与版本控制模板复用得顺不顺很大程度上取决于变量命名统不统一。我建了一份“变量词典”8个模板通用同一套变量名。比如通知和函里的发文单位都叫{{单位名称}}会议通知和会议纪要用到的日期都叫{{时间}}绝对不会在这个模板里叫“日期”、在那个模板里叫“时间”。变量词典的核心就三条同一概念始终用同一个变量名避免脚本和AI理解错位。变量尽量语义化让人一眼能看懂填的内容是什么。变量清单在每次生成前由AI列出请人工确认后再落笔。模板库的目录结构我用了这套命名规则公文模板库/ ├── 规则/ │ └── 全局规则.md ├── 模板定义/ │ ├── 通知-工作部署_v1.2.md │ ├── 通知-会议_v1.1.md │ ├── 请示_v1.0.md │ ├── 报告_v1.0.md │ ├── 复函_v1.0.md │ ├── 会议纪要_v1.3.md │ ├── 工作总结_v1.0.md │ └── 调研报告_v1.0.md ├── 脚本/ │ ├── apply_docx_style.py │ └── batch_rebuild.py └── 输出/ └── 2025年/版本号这事一开始我没当回事直到有一次改了格式参数旧文档全乱了才吃亏。现在每个模板文件里都必需写“变更记录”和“最近修改时间”格式层脚本动了之后还要跑一次批量重排把所有历史输出文档统一刷一遍保证格式始终一致。4. 实测一篇会议纪要和一篇年度总结是怎么跑完的光讲配置不讲实测容易让人觉得是纸上谈兵。下面我用两个最常见的场景把生成过程完整走一遍你可以看到输入是什么、AI做了什么、最后输出成什么样。4.1 从速记要点到合规会议纪要有一次开完会我手里只有一段速记要点是这么喂给WorkBuddy的“时间3月14日上午9:30。地点三楼小会议室。参会王主任、李副主任、张科长、刘科长。议题第二季度安全检查工作。议定1. 4月10日前完成办公区域消防安全自查2. 由张科长汇总整改清单3. 5月组织一次全员应急演练李副主任牵头。散会。”AI收到输入后没有上来就写。它先做了三件事一是判定文种为会议纪要二是把速记里的要素映射到变量三是弹出一份事实清单包括会议时间、地点、参会人员、议定事项让我确认有没有记错或遗漏。我补了一句“王主任是主持人”它就把“主持”这个信息并进了纪要的会议基本情况段。最终输出的纪要结构是标题第二季度安全检查工作专题会议纪要会议基本情况时间、地点、主持人、参会人员会议内容会议听取了近期安全检查情况汇报分析了当前存在的主要问题形成以下议定事项议定事项三条分条列项每条后面都标了责任人和完成时限落款办公室成文日期我只需要把口语化的“4月10日前完成”改成“4月10日前完成自查并上报整改清单”再加一句“未按时完成的科室将通报”前后不到20分钟。这还只是第一次用越往后AI越了解我的习惯修订点越来越少。4.2 从零散条目到年度总结初稿年度总结是公认最磨人的材料因为素材太散。各科室报上来的东西五花八门有的写成段有的几个词还有的直接甩了个表过来。以前整理这种素材光归类和转述就要花半天。现在我把零散条目直接丢给WorkBuddy它会做四步处理第一步先把素材按“重点任务、常规工作、亮点工作、问题不足”四类归好生成一张素材归类表给我核对。如果条目归错类我直接改表格就行。第二步归类确认后AI按总结模板生成初稿。开头是总起段对整个阶段的工作做总体研判中间分板块展开每个板块下面对应具体条目然后是问题与不足最后是下一步打算。第三步生成后自动附一份事实清单把每一句结论都对应回原始素材条目方便我追溯这句话是从哪条内容里提炼出来的。这一步能有效防止AI“超纲发挥”——它想编数据也编不了因为规则里写了只能使用输入素材。第四步我拿到初稿后重点只改三处领导关心的两个具体指标表述一段需要体现工作亮点的“拔高”话以及部分段落的主次顺序。整体耗时从以前的半天缩到1小时左右。很多人对AI写总结有顾虑怕它把没有的成效编出来。实际上只要把“事实原则”写进规则并且坚持“先归类确认再生成”它就没机会编。AI负责的是把已有的素材组织得更像一篇公文而不是替你创造业绩。4.3 7.5小时到1.8小时时间到底省在哪最后用一张表把改造前后的时间账算清楚环节改造前改造后省在哪理解意图、收集素材1.5小时0.5小时AI先列要素清单我只补充和确认确定文种与结构0.5小时几乎为0模板自动匹配文种和结构起草初稿2小时0.3小时AI按模板生成我审阅修订语言打磨1.5小时0.5小时初稿规范度高只需局部调整格式排版与校对1.5小时0.2小时后处理脚本一次套好版式我只通读确认合计下来基本稳定在1.8小时左右。省下来的时间不是“打字速度”变快了而是“从零想结构”和“反复调排版”这两块大石头被搬走了。我特别想说一句生成后的人工核对该省省、该花还得花千万别把AI生成的草稿直接交上去。这套系统帮你压缩的是重复劳动不是判断和把关的责任。5. 踩过的四个坑和对应的修正方案搭这套系统的时候我没少踩坑。有些坑属于“用AI办公”的通用坑有些是“公文写作”特有的坑。下面这四个是我印象最深的每一个都导致过实际返工。5.1 “套话放大器”AI把公文化成了官样文章第一次测试AI生成的通知看起来很“像那么回事”但读两遍就发现问题满篇都是“进一步加强”“切实抓好”“大力推进”。这让我很头疼因为这种稿子拿给领导一句话就会被打回来——“材料没有信息量”。后来我想明白了公文的语料里套话密度实在太高AI模仿“最安全表达”的倾向反而把套话浓度又拉高了。单纯在规则里写“语言要庄重平实”根本不够因为套话在它看来就是庄重的。我用两个办法稳住一是全局规则里加负面词清单明确要求“进一步、切实、狠抓、高度重视、全面推进”等词除非有具体事实支撑否则不允许出现。把负面词写死比笼统要求“少用套话”有效得多。二是生成后加一道“压缩检查”让AI尝试把生成稿压缩到原长七成如果压缩完核心事实一个没少说明原文废话太多退回重写。这道检查相当于逼着AI自己扫一遍冗余。现在我对AI初稿的套话容忍度低了很多偶尔冒出来一个“进一步”我在修订阶段删掉就是不会像第一次那样满篇刮痧。5.2 Word排版全乱字体和版式没被强制指定第一次生成的Word文件打开一看就傻了眼正文字体是宋体而不是仿宋标题是黑体而不是小标宋行距还参差不齐。我手动改了半天才调回来效率比从头写还低。问题根因是AI生成的docx用的大部分是默认字体而公文字体根本不是Word默认配置。解决方式是在后处理脚本里用python-docx显式设置样式核心代码大概是这样from docx import Document from docx.shared import Pt from docx.enum.text import WD_LINE_SPACING doc Document(draft.docx) doc.styles[Normal].font.name 仿宋_GB2312 doc.styles[Normal].font.size Pt(16) # 三号 doc.styles[Normal].paragraph_format.line_spacing_rule WD_LINE_SPACING.EXACTLY doc.styles[Normal].paragraph_format.line_spacing Pt(28) # 标题单独设置 for p in doc.paragraphs: if p.style.name.startswith(Title): for run in p.runs: run.font.name 方正小标宋简体 run.font.size Pt(22) # 二号 doc.save(draft_styled.docx)这段代码只是示意实际用的时候要按单位版式把标题、正文、一级标题、二级标题都显式处理一遍。还有一个隐藏坑仿宋_GB2312、楷体_GB2312、方正小标宋简体这几种字体很多电脑上根本没装。要么提前装字库要么在脚本里做降级映射——比如缺失小标宋时临时用宋体加粗代替打印前最后一版再人工盯。5.3 请示被写成报告文种判定必须有决策树AI把“需要审批的事项”写成了报告而且通篇没有“妥否请批示”这是最典型、也最坑的一个错误。公文文种一旦用错整篇材料就废了连修改的余地都没有。我后来在模板定义里加了一个判定决策用最直白的话给AI划了条线需要上级批准、答复的事项用请示一文一事结尾必须有“妥否请批示”。只是汇报情况、不需要批复的事项用报告结尾不出现“请批示”字样。和同级单位商洽、征询事项用函。需要下级单位共同执行的事项用通知或纪要。同时在请示的句式库里把“妥否请批示”“以上请示如无不妥请批转执行”设为必选句在报告的句式库里则明确禁止出现“请批示”。加了这一套约束后文种错误基本没再出现过了。5.4 模板改一次、老文档全部走样版本管理不可省这个坑是我自己交的学费。有一次我把模板里的正文字体从仿宋改成了仿宋_GB2312顺手把旧模板文件覆盖了。结果半个月后想找曾经生成的一份通知出来参考打开一看字体和后续新生成的不一样整个格式库乱了套。从那以后我定了三个铁规矩一是模板文件命名必须带版本号new版本永远不覆盖旧版旧文件只做归档。二是每次改模板必须在文件头部的“变更记录”里写明改了什么、为什么改、谁改的。三是格式层脚本一旦变动马上跑一遍批量重建脚本把历史输出文档统一按新格式重排保证所有文档外观一致。版本管理听起来笨但它能省掉后面大量“找不回当初那份文件”的麻烦。公文是讲究留痕的活模板也一样留痕比省事重要得多。6. 这套系统的边界以及还能往哪儿扩没有万能的自动化把边界想清楚反而能让这套系统用得更长久。最后这部分聊聊哪些公文适合交给AI哪些必须人来兜底以及后续还能怎么扩展。6.1 哪些公文适合自动化哪些必须人工兜底适合自动化的基本都有三个共同点高频、结构稳定、事实性强。通知、会议纪要、请示、报告初稿、复函、工作总结初稿、简报、实施方案这些文种的骨架几十年都变不了AI套模板很容易出效果。必须人工兜底的也分几种情况重大请示或涉及敏感定性的报告AI可以帮忙起草但每一句话都要人审不能直接签发。涉及保密内容、内部敏感信息的文件要守牢“涉密不上网、上网不涉密”的底线不要在非受控环境里处理。如果单位有严格的数据管控要求优先考虑私有化部署或者对输入内容做脱敏处理让AI只练结构不碰真实内容。需要体现领导个人风格、表态语气的文件模板化容易“千人一面”这种材料只能把AI当素材整理器成稿还得人写。制度、规章类文件条款严谨性要求极高AI适合辅助梳理条目、查重话但不适合直接通篇代写。把这条边界记在心里就不会出现“AI写了就敢交”的险情。工具越强越要清楚哪些环节人必须在场。6.2 从8个模板到更大办公流程的扩展方向这套系统跑顺之后我陆续又加了几个小功能成本很低但收益不小可以给你参考一是公文台账。每生成一份公文AI自动登记文号、标题、日期到Excel表月底统计发了多少文件、哪个部门起草的多一目了然。二是转PDF打印。Word草稿生成后批处理转成PDF打印前不再担心字体丢失。很多单位内部流转要PDF这一步能省不少时间。三是月度汇报自动汇总。各科室交周报后让AI把零散周报按“工作进展、存在问题、下步计划”归并成月报初稿我再把有偏离的表述挑出来改。四是领导改稿的反哺。把领导改过的定稿和AI初稿放在一起隔一段时间让AI对比一次总结领导的常见修改偏好比如喜欢短句、不喜欢主语重复、爱用“某某工作”这类提法。把这些规律沉淀回句式库AI的初稿就会越来越对人的胃口。这些扩展都建立在同一个基础上先有稳定的规则和模板库再有小步快跑的增量功能。跳过地基直接堆功能最后大概率变成一锅乱炖。这套系统跑了一个季度给我最大的启发不是“AI能写公文”而是“把规则写清楚AI就替你干活”。刚开始别想着一口气做全15个法定文种先挑你单位最高频的那一两个模板把全局规则、技能调用、后处理脚本跑通再往库里加。我自己就是从“会议通知”入手的它结构最稳定、使用频率最高跑顺之后加其他模板就很快。下次如果你们单位也被总结、汇报、通知追着跑可以试试这个思路——先立规矩再做模板最后才谈大模型。